Interní komunikace ve velkých firmách se může zdát strojená a sužována interními předpisy, ne vždy tomu tak ale musí být. Korporát naopak může marketérům nabídnout větší možnosti vyžití než menší firma. Jak jsme se v KPMG popasovali s výzvou vytvořit unikátní nástroj pro interní komunikaci?
Do KPMG jsem nastoupila v roce 2016, tenkrát jsem dělala interní komunikaci spíše okrajově, a to vytvářením interních sdělení na plakáty pro všechny kanceláře (kromě Prahy sídlíme ještě v Brně, Ostravě a Českých Budějovicích). O interní komunikaci se v té době starala (teď už ex) kolegyně Míša Raková, která vytvářela i oceňovaný interní tištěný časopis Echo.
Projekt Echo
Míše jsem začala pomáhat s časopisem (chtěla jsem uplatnit své zkušenosti z vytváření školního časopisu na základce i gymnáziu) a různými interními kampaněmi. Byla jsem tedy i její pravou rukou, když se začal řešit projekt vylepšení naší interní komunikace. Do té doby jsme totiž interních kanálů neměli moc: tištěný časopis, který ale vycházel jednou za dva měsíce, interní plakáty, firemní intranet (globální nástroj, který nebyl zrovna user friendly) a samozřejmě celou hordu interních sdělení v e-mailu.
Úkol od vedení zněl jasně, potřebujeme zefektivnit interní komunikaci, dostat k lidem více sdělení v reálném čase a zajímavějším způsobem. Inspiraci jsme si brali od německých kolegů, kteří si k intranetu vytvořili interní blog, který zásobovali nejnovějšími články a zprávami z firmy. Provedly jsme také rozsáhlý interní průzkum potřeb našich zaměstnanců a zjišťovaly zájem o různá témata.
Bohužel Míša se v zárodcích tohoto projektu rozhodla od nás odejít, a tak celé břímě spadlo na mě a na mého tehdejšího šéfa Romana Maca. Deadline byl začátek roku 2018. Kromě toho se ve stejnou dobu řešila poměrně náročná interní kampaň připravující zaměstnance na roční kompletní rekonstrukci pražské kanceláře.
Na pomoc jsme si vzali naše webové mágy Giant interactive a společnými silami dali dohromady projekt elektronického nástroje Echo. Neměl to být jen další intranet, měl to být zpravodajský portál se zábavnějšími prvky, které se nám už ve firmě osvědčily.
Vychytávky
Už nějaký ten rok nám skvěle fungoval Photobook, taková interní databáze zaměstnanců s kontaktními údaji a hlavně fotografiemi, kde můžete filtrovat dle oddělení a vyhledávat. To byl jeden z hlavních kamenů nového Echa.
Potom se nám osvědčil interní bazar a kalendář s akcemi, které pořádáme pro klienty, ale i interně. Ten jsme chtěli vyšperkovat nejvíce, protože je hodně používaný a díky propojení s aplikací pro registrace na externí akce můžeme našim zaměstnancům real time ukazovat seznam přihlášených. Velkou část programování pak zabraly různé interní registrační formuláře, pravidelně totiž pro zaměstnance děláme spoustu zajímavých akcí (darování krve, den zdraví, dobrodny – pomoc neziskovkám, různé workshopy a školení). Navíc naše HR mělo velmi zajímavý ale náročný úkol, chtěli přehled dostupných interních školení v atraktivním prostředí.
Na intranetu také nějakou dobu fungoval seznam restaurací v Karlíně spolu s odkazem na polední menu, z toho jsme si vzali inspiraci a využili dat dostupných na internetu a máme teď přehled restaurací a jejich menu nejen pro okolí pražské kanceláře, ale také pro ostatní kanceláře.
Všechno tohle zpracovat a dát dohromady atraktivní nástroj, který budou chtít zaměstnanci používat, nebylo lehké. Nebylo ani lehké je přesvědčit, že tištěný časopis zanikne a informace už budou jen online. Pomohlo nám k tomu třeba to, že se Echo všem zaměstnancům otevírá každé ráno při zapnutí počítače.
Echo se rodilo skoro rok a slavnostně jsme ho spustili 19. února 2018. K velké změně v interní komunikaci nám nahrávala i probíhající rekonstrukce, díky které máme v každé kuchyňce/relax zóně televizi, na které sdílíme nejdůležitější informace vycházející v Echu. Kdo si nejde každý den aspoň jednou na kafíčko nebo pro vodu?
A co dál
Dalším krokem bylo dostat Echo do mobilních telefonů. Opět bychom nebyli korporát, kdyby to šlo hladce, ale všechno se dá, když chcete a vydržíte. Na začátku roku 2019 jsme tedy do firemních mobilních telefonů dostali i ikonku s logem Echa a z pravidelného pátečního newsletteru s výběrem toho nejdůležitějšího se už zaměstnanci mohou prokliknout přímo do mobilní verze.
Vylepšili jsme to celé ještě o KPMG e-shop a Pro dobrou věc. První jmenovaná je interní databáze reklamních předmětů a dárků pro klienty, kde kolegové mohou vybírat a „objednávat“ a my díky tomu máme přehled o jejich vydávání. Druhá je naše vlastní interní darovací aplikace. Řadíme se mezi TOP odpovědné firmy, a to nejen tím, že pomáháme tím, co umíme, tedy že nabízíme neziskovkám pro bono služby, ale také pořádáme různé firemní sbírky. Kolem toho je spousta papírování a zařizování, což nám právě tato aplikace ulehčuje.
Echo a jeho plnění obsahem se stalo mou hlavní náplní práce (společně s pořádáním akcí). Což bylo skvělé, protože ráda píšu a tady jsem se mohla opravdu vyžít. Dělala jsem rozhovory s kolegy, přibližovala ostatním práci různých oddělení.
Interní nástroj KPMG poráží George od České spořitelny
Tento unikátní nástroj pro interní komunikaci vyloženě nám na míru samozřejmě nezůstal bez povšimnutí. Hned první rok po spuštění jsme získali 1. místo v soutěži WebTop100 v kategorii Self care a porazili třeba dlouho očekávanou appku České spořitelny George. I druhý rok jsme zabodovali ve stejné soutěži ale jiné kategorii Nejefektivnější digitální řešení 2. místem.
I po obsahové stránce jsme chtěli marketingovým expertům ukázat, že naše řešení funguje, i když jsme nemohli sdílet všechen interní obsah. Přesto jsem velmi vděčná za krásné ocenění TOP Rated v první pětce kategorie Nejlepší webové stránky a on-line aplikace marketingové soutěže Zlatý středník.
Jsem tak velmi pyšná na svých 3,5 roku v KPMG na poli interní komunikace a těžko se mi moje „dítě“ opouštělo, ale rozhodla jsem se starat raději o reálného potomka. Jsem velmi vděčná za tuto příležitost a zkušenost, kterou bych asi mimo korporát jen tak nezískala.
Comments